داشتن یک میز مرتب برای حفظ تمرکز، به حداکثر رساندن بهره وری و ایجاد حس آرامش در محیط کار ضروری است. یک فضای کاری سازمان یافته می تواند بر توانایی شما برای تمرکز، انجام کارها به طور موثر و کاهش استرس تأثیر زیادی بگذارد. در این پست وبلاگ، نکات و استراتژی‌های عملی را بررسی خواهیم کرد تا به شما در ایجاد و نگهداری میز منظمی که شما را برای موفقیت آماده می‌کند کمک کند.
عدم تمرکز، اولین آورده میز نامرتب!
طبق تحقیقی که در مجله ی «Journal of Neuroscience» منتشر شده، داشتن میزی نامرتب علاوه بر ایجاد ظاهری نامطبوع، میتواند در تمرکز و پردازش اطلاعات شما نیز اختلال ایجاد کند. تا زمانی که انگیزه و تداوم داشته باشید، مرتب کردن میز، کاری ساده باارزش به‌حساب می‌آید. با این 15 روش ساده شروع کنید تا میزی منظم داشته باشید و خیلی زود از فضای باز، ذهن آزاد و خلاقیت بیشترتان لذت ببرید.
درهم‌ریختگی با تمرکز شما در تعارض است و باعث استرس، اضطراب و احساس گناه میشود. به عبارت دیگر، باید چنین وضعیتی را از بین ببرید. اما گاهی که به چنین به‌هم‌ریختگی نگاه میکنید، مرتب کردن آن نیز غیرممکن به‌نظر می‌رسد. خوشبختانه، برخلاف چیزی که در نگاه اول به چشم می‌آید، مرتب کردن و حفظ نظم میز، کار طاقت‌فرسایی نیست.
1. شلوغ پلوغ نباشید!
اولین قدم برای داشتن یک میز مرتب و منظم، کم کردن وسایل فضای کاری شماست. هر گونه اقلام، کاغذ یا لوازم غیر ضروری را که به وظایف فوری شما کمک نمی کند، بردارید. فقط وسایل ضروری را در دسترس بازو نگه دارید. علاوه بر این، حواس‌پرتی‌های احتمالی مانند وسایل شخصی، تزئینات بیش از حد یا موارد غیر مرتبط با کار را حذف کنید. هرچیزی که روی میزتان است را کنار بگذارید و سطح میز را کاملا تمیز کنید. کامپیوترتان را غبارروبی کنید و صفحه‌‌کلیدتان را دستمال بکشید. حالا به احساس تمیز بودن توجه کنید!
این موضوع را در نظر داشته باشید که میز تحریر یا میز کار برای مطالعه و انجام کارهای شماست و نباید آن را با کمد، کتابخانه اشتباه بگیرید یا به بازار شام تبدیل کنید. اگه دانش‌آموز یا دانشجو هستید هم حواستان باشد که مرتب نگه داشتن میز اتاقتان هنگام امتحان‌ها میتواند باعث شود که با دقت بیشتری درس بخوانید و تاثیرش را روی نمراتتان ببینید! برای دسته بندی و سازمان دهی کاغذ هایتان، می توانید از کازیه، کلربوک و این چنین اقلام سازمان دهنده اداری هم استفاده کنید.
2. محیط کار مشخص تعریف کنید!
مناطق مشخص شده برای فعالیت های مختلف ایجاد کنید تا عملکرد میز خود را بهینه کنید. مناطقی را برای رایانه، مواد نوشتاری، کتاب های مرجع و هر تجهیزات دیگری که اغلب استفاده می کنید، تعیین کنید. این تقسیم‌بندی به ساده‌سازی گردش کار شما کمک می‌کند و مکان‌یابی و دسترسی به منابع مورد نیاز برای کارهای خاص را آسان‌تر می‌کند.
3. دسکتاپ کامپیوتر هم جزئی از میز کار است!
اگر میز کارتان خلوت باشد ولی دسکتاپ کامپیوتر پر از فایل‌های مختلف باشد، انگار هیچ فرقی نکرده است. شما کماکان احساس شلختگی خواهید کرد. پس دسکتاپ کامپیوتر و درایوهای آن را هم جز میز کار محسوب و شروع به مرتب کردن آنها کنید. شلختگی میز کار، بی نظمی فیزیکی و شلختگی کامپیوتر، بی نظمی مجازی یا دیجیتالی محسوب میشود. اگر هفته‌ای نیم ساعت به منظم کردن دسکتاپ اختصاص دهید، هرگز به هم ریخته نخواهد شد.
4. ضروری جات را دم دست بگذارید!
لوازم ضروری دفتر را در نزدیکی میز خود نگه دارید. این شامل مواردی مانند خودکار، یادداشت‌های چسبناک، گیره‌های کاغذ، منگنه و هر ابزار دیگری که مخصوص کار شما است میشود. در دسترس داشتن این لوازم به راحتی از وقفه های مکرر و نیاز به جستجوی آنها در زمانی که در میانه کار هستید جلوگیری می کند.
5. از کمد غافل نشوید!
چه کسی این اصل را بنا کرده است که هر چه لازم دارید باید روی میز کار گذاشته شود؟! بهترین کاری که برای داشتن یک میز مرتب میتوانید انجام دهید این است که با کمد و کشوهایی که دارید بیشتر دوست شوید و کتاب‌ها، وسایل و کاغذهای اضافی را به آن ها بسپارید! با این کار فضای بیشتری هم دارید و شلوغی و بی‌نظمی‌های اطرافتان کمتر میشود.
یادتان باشد که برای تمیز و مرتب نگه داشتن میز اتاق یا دفتر کارتان باید بتوانید راضی شوید که از خیر وسایل اضافی بگذرین و اجازه دهید پرکاربردترین لوازم و کتاب‌ها افتخار حضور روی میز شما را داشته باشند. شاید برای داشتن میز کار مرتب به فضای بیشتری نیاز داشته‌باشید.
اگر میز کارتان تنها جایی است که میتوانید وسایل کارتان را در آن نگهداری کنید، میتوانید درخواست دهید که فضایی را برای قرار دادن وسایلتان فراهم کنند. فایل‌هایی هستند که هفته‌ای ۱ بار به آنها نیاز پیدا میکنید یک نمونه از چیزهایی است که می‌توان آنها را در قفسه‌ی فایل‌ها قرار داد.
هدست‌ها، شارژرها و کتاب‌های مرجع را نیز می‌توان در یکی از قفسه‌های دم دست قرار داد. تابلو اعلانات نیز جای خوبی برای یادداشت‌های چسبان و یادآورهای مهم است. فضاهای نگهداری منظم نیز مانند میزی مرتب به صرفه‌جویی در وقت کمک میکنند.
7. قانون هفته‌ای دو مرتبه را اجرا کنید!
اگر سوال چگونه یک میز تحریر مرتب داشته باشیم را جستجو کنید شاید به نتایج خیلی جالبی برخورد کنید اما یکی از تکنیک‌هایی که برای مرتب نگه داشتن میز محل کار یا اتاقتان توصیه میشود این است که تنها وسایلی را روی میز قرار دهید که حداقل هفته‌ای دو دفعه از آنها استفاده میکنید.
البته که باید کامپیوتر و تلفنتان را نگه دارید، اما آیا به جامدادی‌ای حاوی ۳۰ خودکار و جعبه‌ای از گیره‌های کاغذ نیز نیاز دارید؟ برای مرتب کردن میز کار لوازم میز کارتان را به ۲ دسته تقسیم کنید: آن‌هایی که می‌خواهید نگه دارید و آن‌هایی که لازمشان ندارید. آن‌هایی را که خیلی به کارتان نمی‌آیند، به کشوی میز منتقل کنید. سطح میز باید برای ابزارهای پرکاربرد خالی بماند.
اگر وسایل، کتاب‌ها و برگه‌هایی را روی میز تحریرتان دارید که هفته‌ها همانجا مانده است، بهتر است که یک فکر حسابی برایشان کنید چون ممکن است بعد از گذشت مدت زمانی و با داشتن مشغله‌های زیاد، بین کوهی از وسایل و کاغذها گیر بیفتید!
8. سیم میم ها را پنهان کنید!
خیلی از افراد سوال میکنند چگونه یک میز کار مرتب داشته باشیم و به این نکته توجه نمیکند که یکی از عواملی که میتواند نظم و زیبایی میز کار شما را زیر سوال ببرد این است که میزشان با حجم انبوهی از سیم‌های رایانه، شارژر لپ‌تاپ یا گوشی، هدست و … اشغال شود!
نگذارید کابل‌ها زیر دست وپا قرار بگیرند. اگر کابل‌هایی زیر میزتان در هم پیچیده شده‌اند، ممکن است باعث شوند زمین بخورید یا نگذارند راحت پشت میز بنشینید. پس بهترین کار این است که با بست‌های پلاستیکی و رنگارنگی که در بازار وجود دارد، سیم‌ها را مرتب کنید و با کمی خلاقیت، جلوه بد سیم و کابل را کمتر کنید! با خرید ابزارهایی که این کابل‌ها را مرتب و مخفی میکنند، تمرکز خود را بر اولویت‌ها قرار دهید.
9. نظم‌دهنده‌ها را به وسایل خود اضافه کنید
همیشه دسته‌بندی کردن لوازم و وسایل میتواند یک بازار شام را به جایی مرتب و خواستنی تبدیل کند. برای این امر شما میتوانید از نظم‌دهنده‌های کشو و میز استفاده کنید. برای نظم دهی به کاغذهایتان تعدادی زونکن تهیه کنید. درست‌کردن نظم‌دهنده‌ها با مقوا، جعبه کفش، تخته‌های دورریختنی، انواع قوطی و بطری‌ها با مقداری رنگ، روبان، کاغذهای رنگی و … میتواند یک چالش خوب برای خلاقیت شما باشد.
البته انواع آماده این نظم‌دهنده‌ها هم با طرح‌ها و رنگ‌های متنوع در بازار موجود هستند که کافی است چند عدد از آن ها را تهیه کنید تا شاهد معجزهای در مرتب کردن وسایل روی میزتان باشید!
10. برگه‌های یادآوری را با یک دفترچه یادداشت جایگزین کنید
یکی از کارهای مهمی که باید برای مرتب کردن میز تحریر یا کارتان انجام دهید تا به یک میز مرتب برسید، این است که قید برگه‌های یادآوری که روی مانیتور و دیوار قرار میدهید تا کارهای فوری و نکات مهم را فراموش نکنید را بزنید. این برگه‌ها میتوانند علاوه بر اینکه تمرکز شما را بهم میزنند، به شما استرس کارهای انجام نشده را هم میدهند و یکی از آن چیزایی هستند که نظم میز کار شما را بهم میزنند.
استفاده از انواع پلنر و دفترچه‌های یادداشت راه مناسب‌تری برای نوشتن کارهای روزانه و یادآوری‌ها هستند، پس با خریدن آنها میتوانید نظم را به میزتان برگردانید! دفترچه‌یادداشتی را روی میز کارتان قرار دهید تا بتوانید به آن یادآور بیفزایید یا لیست کارها را یادداشت کنید. گذاشتن دفترچه‌یادداشت در کنار دستتان کمک می‌کند که اطلاعات پراکنده را در یک مکان جمع کنید.
11. خوردن و آشامیدن در حین کار، ممنوع
خوردن آجیل و تنقلات حین کار و مطالعه میتواند خیلی لذت‌بخش باشد و نوشیدن یه لیوان چای یا شکلات داغ در زمستون میتواند بهترین راه رفع خستگی باشد، اما این موضوع را بدانید که مرتب نگهداشتن میز مطالعه یا کارتان با رعایت همین مسائل ساده محقق میشود. باقی مانده خوراکی‌ها و جاماندن ظرف‌های آنها روی میز شما میتواند تمام تلاشتان را برای مرتب کردن میز، به باد دهد.
ریخته شدن لیوان نوشیدنی روی کتاب و کاغذها هم احتمالی است که میتواند بیخ گوشتان باشد. پس برای تمیز و مرتب نگهداشتن میز و اتاقتان بهتر است که خوراکی‌ها و نوشیدنی‌ها را از آنها دورنگه دارید!
12. از ابزار دیجیتالی کمک بگیرید!
در عصر دیجیتال امروزی، حفظ یک میز منظم فراتر از بهم ریختگی فیزیکی است. با دسته بندی فایل ها به پوشه ها و حذف میانبرها یا فایل های غیر ضروری، دسکتاپ رایانه خود را سازماندهی کنید. از ابزارها و برنامه‌های بهره‌وری برای مدیریت وظایف، ضرب‌الاجل‌ها و یادداشت‌ها استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که همه چیز به راحتی در دسترس است و ساختار خوبی دارد.
13. صندوق‌های ورودی/ خروجی (Inbox/ outbox) داشته‌باشید
قرار دادن صندوق‌های ورودی/ خروجی کمک می‌کند بر مهلت‌های جدید و نزدیک تمرکز کنید و بدانید که چه کارهایی را به اتمام رسانده‌اید. صندوق ورودی درخواست‌های جدید را از تمام اسنادی که روی میز قرار دارند، جدا می‌کند. در پایان ساعت اداری جعبه‌ی ورودی را چک کنید تا درخواست‌های فوری و اضطراری را جا نیندازید.
14. سطل آشغال داشته‌باشید!
سطل آشغالی را در کنار یا زیر میزتان قرار دهید تا بتوانید به‌سرعت خودکارهای تمام‌شده، یادداشت‌ها و چیزهای بی‌مصرف دیگر را دور بریزید؛ حتی میتوانید سطلی را برای زباله‌های بازیافتی قرار دهید تا لازم نباشد بعدا آنها را تفکیک کنید.
15. استفاده از شیشه جهت زیبا کردن میز کار
یکی دیگر از روش های زیبا کردن و تمیز نگهداشتن میز کار آن است که بر روی میز کار خود از یک شیشه متناسب با ابعاد میزمان استفاده کنیم. از آنجایی که جنس بسیاری از میزهایی که در محل کار استفاده می‌کنیم از چوب است توصیه میشود به منظور محافظت و حفظ زیبایی سطح چوبی میز کار خود شیشه بر روی آن قرار دهیم. در رابطه با استفاده از شیشه یا رومیزی در میز کار فرقی نمیکند که ما یک نویسنده باشیم یا خیاط یا جواهرساز.
هر یک از ما ممکن است در زمان کار باعث وارد‌آمدن آسیب و صدمه به میز کار خود شویم. به همین خاطر استفاده از شیشه یا رومیزی در هنگام به‌کارگیری روش‌های زیبا کردن میز کار توصیه‌ای است که کمک شایانی به حفظ و تداوم زیبایی میز کار ما می‌کند. با انجام این کار می‌توان از تاثیرات نامطلوبی که ظاهر آسیب‌دیده و نازیبای میز کار بر روحیه ما می‌گذارد جلوگیری به عمل آورد.
لینک کوتاه مقاله : https://marook.ir/mag/?p=27053