به عقیده بسیاری، زمان با ارزش ترین داشته انسان است. سرمایه و ثروت، دارایی است که می توان جایگزینی برای آن پیدا کرد یا در صورت از بین رفتن، با تلاش و راهکار های مختلف، خسارت های وارد شده را جبران کرد. اما با توجه به اینکه زمان قابل بازگشت به عقب نیست، جبران از دست رفتن آن به سادگی نیست. چه بسا اصلا نتوان فرصت هایی را که از دست رفته جبران کرد. از این رو مدیریت و برنامه ریزی برای این سرمایه ارزشمند، اهمیت بسیار زیادی دارد.
چرا مدیریت زمان اهمیت دارد؟
مواقع بسیاری پیش می آید که با اینکه کار یا وظیفه ای که بر عهده داریم بنظر زمان زیادی برای تکمیل کردن نیاز ندارد، اما فرایند انجام آن بسیار زمان بر می شود؛ به طوریکه آن وظیفه به شکل مطلوب انجام نمی شود یا اصلا تمام نمی شود. اگر شما دارای چند نقش هم باشید (دانشجو، شاغل و وظایف خانوادگی)، مسئله ی مدیریت زمان برای شما به شدت مشکل آفرین می شود. علاوه بر عدم پیشرفت در کارهای شخصی و وظایف اجتماعی، عدم مدیریت زمان دغدغه ذهنی هم برای شما بوجود می آورد که شما را آزار می دهد.
بنابراین برای پیشبرد امور، لازم است برنامه مدون و منظمی برای انجام وظایف با زمان بندی مناسب با توجه به توانایی ها و استعداد خود داشته باشیم.
اولین و مهمترین قدم در مدیریت زمان
مانند پول و ثرمایه مادی که ظرافت خاصی در هزینه کردن آن برای چیز های مختلف می طلبد، هزینه کردن و صرف زمان برای انجام کار یا تفریح هم نیازمند حساسیت و دقت است. با این ثرمایه مادی اگر هدر برود قابل بازگشت است اما زمان خیر.
برای مدیریت زمان اولین و مهمترین قدم، تعیین اهداف است. برای اینکار شما باید اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت خود را به صورت واضح و با تمام سختی ها و چالش های پیرامون آن مشخص کنید. پس از مشخص کردن اهداف، باید ابزار و امکاناتی که در رسیدن به آن لازم است را مشخص کرد و تعیین کرد کدام در دسترس اند و کدام یک را باید بدست آورد. تعیین اهداف و ابزار و وسایل رسیدن به آن، گام بزرگی در راستای مدیریت زمان است.
پس از تعیین اهداف و امکانات در دسترس و دور از دسترس، باید کارهایی کوچکتری را که برای رسیدن به اهداف تعیین شده لازم است را مشخص کنید. این کارها شامل مهارت هایی می شود که شما برای رسیدن به هدف اصلی خود نیازمند آن هستید. درواقع این مرحله زیربنای رسیدن به هدف شما را می سازد.
تکنیک ها و راهکارهای مدیریت زمان
راهکارها و تکنیک های زیادی برای مدیریت زمان گفته شده است. در این رابطه کتاب ها و مقالات زیادی منشر شده و سمینار ها و نشست های زیادی هم در حال برگزاری است. اما چیزی که درنهایت اهمیت دارد، شناخت خود شخص از خودش است. خود شخص باید بتواند عوامل اتلاف کننده زمان را در خود بشناسد و آن ها را کنار بگذارد. یک منبع خوب در این زمینه برای راهنمایی در کنار گذاشتن رفتاری که کاهنده بازده زمان شماست، کتاب عادت های اتمی نوشته جیمز کلیر است.
اما راهکار های ساده ای هم وجود دارد که برای مدیریت زمان کاربردی است که در ادامه به چند مورد آن می پردازیم.
- برنامه ریزی از قبل: همانطور که گفتیم یکی از مهمترین قدم ها شناخت اهداف و برنامه ریزی برای رسیدن به آن هاست. این مسئله باید تا حد ممکن ریز شود. تا جاییکه شما برای یک روزکاری خود برنامه ریزی ساعتی انجام دهید. زمانی که برای برنامه ریزی صرف می کنید، در مقایسه با زمانی که برای انجام دادن کارها بدون هدف و برنامه لازم است بسیار کمتر است. در پایان هر روز لیستی از کارهایی که باید در روز بعد انجام شود تهیه کنید.
- اولویت بندی کارها: در برنامه ریزی، شما کارهایی که باید در طول روز انجام دهید را مشخص می کنید و زمان انجام آن ها را تعیین می کنید. نکته بعدی، اولویت بندی کارهایی است که باید انجام شود. زمان را بر اساس اولویت به امور اختصاص دهید. اینکار باعث می شود کارهای بی اهمیت به خودی خود از لیست کارها کنار برود.
- کنار گذاشتن کارهای بی اهمیت: اموری را که از اهمیت خاصی برخوردار نیستند و قرار نیست آورده ای برای شما داشته باشند را به راحتی و با خیال راحت کنار بگذارید. معمولا این عادت در ما وجود دارد که در طول روز وقت خود را صرف کارهایی می کنیم که از قبل می دانیم نتیجه ای برای ما ندارد. پس انجام ندادن آنها نه تنها ضرری ندارد که به نفع ماست.
- درنظر گرفتن زمان فراغت: سعی کنید در طول روز حتما زمانی را برای فراغت از تمام کارهای مشغله زا و دغدغه آفرین کنار بگذارید. سپس با بازیابی دوباره انرژی، به ادامه فعالیت های برنامه ریزی شده خود بپردازید.
- تنظیم خواب: یکی دیگر از کارهای مهمی که باعث می شود روز بهتری را سپری کنید، خواب مناسب است. اگر بتونید خواب خود را تنظیم کنید، در طول روز انرژی لازم و کافی را برا انجیان امور مورد نظر خود خواهید داشت.
سخن آخر
برای اینکه بتوانید به یک انسان چندبهدی یا مولتی تَسک تبدیل شوید، باید برنامه ریزی مناسبی داشته باشید. از آنجایی که زمان یه مقدار مشخصی در طول شبانه روز دارد، برنامه ریزی ها باید بر مبنای زمان باشد. مدیریت زمان، سبب کاهش هدر رفت اوقاتی در روز می شود که قبل از آن خیلی توجهی به آن نمی شد. بنابراین با اولویت دادن به کارها دیگر برای انجام باقی کارها زمان کافی بنظر می رسد.
لینک کوتاه مقاله : https://marook.ir/mag/?p=27736